Les meilleures méthodes d’organisation personnelle

GTD, semaine de 4H, minimaliste, UI-IPU-UPI-PIPU, … les méthodes d’organisation et de productivité personnelle sont légions et quelques unes d’entre elles sont devenues des superstars, notamment la GTD, traduite en français.
Alors laquelle est la plus efficace et vous aidera le plus dans votre travail ?

C’est en lisant un post sur l’efficacité personnelle sur l’excellent blog de Julien Bagein (www.julienbagein.com) que j’ai eu l’envie de vous dire ce que je pensais des différentes méthodes d’organisation qui ont dominée ces 15 dernières années.

La méthode GTD

Le plus connue, la méthode GTD (pour getting things done) de David Allen a des fans et des évangélistes dans le monde entier. C’est le Apple de l’organisation personnelle !

La méthode GTD est une méthode très complète qui vous permet de traiter de façon structurée TOUTE l’information que vous avez a gérer. C’est un système sans faille, l’assurance de ne plus jamais oublier de faire quelque chose. C’est donc a priori une méthode très utile.

Oui mais, GTD prise au pied de la lettre est une “usine à gaz”. Pourquoi ? Le problème de cette méthode c’est qu’elle traite toute l’information entrante avec une importance égale. Et quand tout est important… rien n’est important.

Suivre GTD à la lettre finit pas vous faire crouler sous les tâches et vous met vraiment le nez dans le guidon. Cette méthode incorpore mal les principes de prioritisation et si on la suit « aveuglément », on se retrouve vite esclave du flux d’information qui nous arrive.

Pour les gens qui veulent être toujours dans l’action et qui supportent mal de ne pas TOUT faire (pour les perfectionnistes orientés action donc), c’est la méthode idéale. Pour les autres, c’est pas la panacée… mais c’est une excellente base.

Stephen Covey et l’ UI-IPU-UPI-PIPU

La méthode UI-IPU-UPI-PIPU. La quoi ? Ok je viens d’inventer ces initiales. Cette méthodes est en fait celle que Stephen Covey présente dans « Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent ».

Le livre de développement personnel et d’efficacité personnelle phare des années 90’ nous livre une méthode simple à comprendre, qui divise les tâches en 4 familles : les Urgentes et Importantes, les Importantes mais pas Urgentes, les Pas Importantes mais Urgentes et les Pas Importantes et Pas Urgentes (d’où les initiales !).

L’idée est qu’il faut passer un max de temps dans la deuxième catégorie : les tâches importantes mais pas Urgentes. Ps : la plupart des gens passent le gros de leur temps dans les trois autres catégories.

Cette catégorisation des tâches est simple et efficace mais Covey ne nous dit pas vraiment comment traiter toutes les informations. Donc à l’inverse de GTD, véritable bouée de secours, très concrète, au milieu du flot d’information déversé chaque jour sur le travailleur moderne, les concepts de Covey sont justement cela… Des concepts.

Des concepts qui ne vous aideront pas forcement à vous organiser concrètement, sauf si vous avez un talent naturel pour la chose. Bref, la méthode manque de systèmes.

La semaine de 4H, le 20/80 et le minimalisme

La semaine de 4H, ce concept lancé par Tim Ferriss dans son bestseller éponyme consiste à déléguer de manière outrageuse – notamment à des société d’outsourcing dans les PVD – et à limiter au maximum les interruptions et distractions : à savoir l’email, le téléphone, les rendez-vous et le graal de la distraction, les réunions.

La semaine de 4h est avant tout un superbe coup marketing de l’auteur. Dans la réalité, c’est assez bidon et irréalisable. Sinon ça s’appelle la retraite.

D’ailleurs, tous les autres bloggers Américains qui ont fréquenté Tim Feriss au moment du lancement de son livre le disent : c’est lui même un bosseur acharné qui a fait une promotion de son livre au forceps.

Le bouquin mérite quand même une lecture (distanciée) car il possède quelques chapitres très intéressants, notamment celui sur les assistants virtuels. Ça donne des idées.

L’autre faille majeure de ce livre pour moi, c’est que la vraie envie des gens de notre époque est d’accéder à un travail qui les passionne, pas forcément de travailler moins.
Une personne qui aime ce qu’elle fait et qui se lève motivée chaque matin ne rêve pas de se mettre soi-même au chômage technique en délégant/supprimant tout son travail.

Enfin, pour les lecteurs anglophones, Leo Babauta qui s’est fait connaître par son blog www.zenhabits.net, prône une approche minimaliste et très sélective de ses tâches, projets et activités. Il vit par le principe de Pareto (la règle du 20/80 : 20% de nos efforts produisent 80% de nos résultats).

Ses articles sont vraiment dans l’air du temps, quand la plupart des gens croulent sous l’information (souvent sans intérêt) et la travail (souvent inutile).

Néanmoins, pas évident de limiter à ce point son activité… surtout lorsqu’on a un patron… ou des employés !

ET la meilleure méthode d’organisation est…

En conclusion, à mon avis la bonne solution pour être enfin mieux organisé et plus productif, c’est de mettre au point un système hybride.

Lisez et imprégnez-vous de la méthode GTD, qui je le rappelle, est une excellente base. Puis prenez vos distances avec cette méthode ou adaptez là à votre personnalité et votre métier.

Ensuite allégez là encore en mettant des priorités sur les tâches et les projets et en limitant votre activité à ce qui est vraiment essentiel. Bref, je recommande le GTD light!

Si vous parlez anglais, dévorez le blog de leo babauta (son blog a une rubrique best-of, commencez par là).

Sinon, utilisez cette méthode simple prescrite par ce bon Léo B.:
Chaque jour, fixez vous trois tâches vraiment importantes et finissez-les avant de commencer quoi que ce soit d’autre.
Chaque mois, fixez trois projets prioritaires et assurez-vous de les compléter quoi qu’il se passe, quitte à faire traîner d’autres projets.
Chaque année, fixez un seul objectif auquel vous donnerez la priorité sur TOUT le reste.

En prenant ces habitudes, vous verrez que vous allez accomplir concrètement plus de choses que si vous vous perdez dans 15 projets simultanés.

Voici des liens vers tous les livres cités dans l’article :

• S’organiser pour Réussir : Getting Things Done (méthode GTD)
• La semaine de 4 heures
• Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent
• The Power of Less: The 6 Essential Productivity Principals That Will Change Your Life

(en Anglais)

Boris S
Maboitecartonne.com